Elektronische Rechnungen sind für Unternehmen mehr denn je ein Thema. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen verursachen hohe Bearbeitungskosten. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kosten durch
nicht fristgerechte Zahlung auf Grund interner Verzögerungen.
Nutzen und Vorteile von eRechnung
Dank dem Steuervereinfachungsgesetz ist seit 2011 keine digitale Signatur beim Versand elektronischer Rechnungen mehr erforderlich. Eine E-Mail Rechnung (z.B. mit einer PDF Datei im Anhang) ist einer Rechnung auf Papier gleichgestellt.
DOKinform® eRechnung hilft dem Versender den Prozess vollständig zu automatisieren und transparent zu gestalten. Auch der Empfänger kann die Rechnung dank einer mitgelieferten XML Datei automatisiert in seinen IT-Systemen verarbeiten.
Unabhängige Studien belegen, welche hohen Kosten im gesamten Prozess der Rechnungsstellung, Versand, Empfang, Zuordnung, Freigabe und Zahlung täglich in jedem Unternehmen entstehen.
Durch elektronische Verarbeitung können diese Kosten um 60-70% gesenkt werden.
Zu einem festgelegten Zeitpunkt, z.B. nachts um 1:00 Uhr, sucht DOKinform® eRechnung nach neuen Rechnungen in Ihrem ELO-Archiv. Alle für den elektronischen Versand vorgesehenen Belege mit gültiger E-Mail Adresse werden einzeln als Anhang zu einer E-Mail versendet. Die inhaltliche und grafische Formatierung der E-Mail erfolgt individuell über eine HTML-Vorlage. So kann das CI (Corporate Image) des Rechnungsversenders vollständig umgesetzt werden. Auf Wunsch kann vor dem Versand auch eine zusätzliche Freigabe in ELO aktiviert werden.
DOKinform® eRechnung meldet den Versandstatus der E-Mail direkt an ELO zurück. In der Verschlagwortung wird der Status (“Erfolg“ oder „Fehler“) mit dem genauen Zeitstempel eingefügt. In einem dynamischen Ordner werden alle fehlerhaften Belege angezeigt. Diese können hier bearbeitet und z.B. für den automatischen Versand neu angemeldet oder direkt manuell per E-Mail versendet werden.
Auf Wunsch erstellt DOKinform® eRechnung ein elektronisches Rechnungsprotokoll. Je versendetem Beleg kann ein Eintrag in eine CSV/Excel-Datei und in eine HTML-Datei erstellt werden. Optional kann auch direkt in eine beliebige Datenbank, z.B. von einem nachgelagerten System geschrieben werden. Durch die offene und flexible Architektur sind individuellen Erweiterungen praktisch keine Grenzen gesetzt.
Neben Rechnungen und Gutschriften können auch beliebige andere Dokumente versendet werden. Beispiele: Bestellungen an Lieferanten, Angebote und Aufträge an Kunden, Benachrichtigungen an interne oder externe Empfänger, z.B. auch laufenden Geschäftsprozessen.
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