Mit dem DOKinform® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden. Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen
und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.
Mit dem DOKinform® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden. Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen
und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.
Nutzen und Vorteile von EMAILsafe
Die Archivierung erfolgt im standardisierten und Hersteller unabhängigen EML-Format unter Nutzung offener Standards (IMAP, EWS). Bei Einsatz eines MS Exchange Servers werden Journal E-Mails in ELO archiviert. Eine MAPI Schnittstelle ist nicht erforderlich. Die Archivierung ist je Postfach individuell konfigurierbar. Die E-Mails können als Ganzes und/oder getrennt nach E-Mail und Anhängen archiviert werden.
Spezielle Postfächer wie z.B. elektronisch ein - oder ausgehende Faxe können direkt als Dokument (PDF/TIF) ohne die E-Mail übernommen werden.
DOKinform® EMAILsafe läuft als Webservice direkt auf dem ELO Server und wird über individuelle Profile gesteuert. Folgende Betreibsarten stehen zur Verfügung:
1. ArchiveJournal
MS Exchange Server Journal Archivierung.
2. ArchiveMail
Einfache E-Mail Archivierung aus einem beliebigen Postfach (lokaler Mail-Server, remote Server, Webmailer).
3. ArchiveAttachement
Reine Anhangsarchvierung (z.B. elektronische Rechnung, Fax), die für den Transport verwendete E-Mail wird verworfen.
4. ArchiveMultiAttachement
Erstellung eines Ordners je E-Mail, Archivierung der gesamten E-Mail sowie aller Anhänge mit identischer Verschlagwortung. Einsatz z.B. für elektronischen Rechnungseingang mit nachträglicher Klassifikation der Inhalte.
Seit dem 1.7.2011 ist die elektronische Rechnung, z.B. als PDF-Dokument, der Papierrechnung gleich gestellt.
Mit dem DOKinform® EMAILsafe können Sie den gesamten Prozess vom Empfang über die Freigabe und rechtskonforme Langzeitarchivierung schnell und flexibel abbilden. Auch die zukünftigen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsempfang (X- Rechnung) werden vollständig erfüllt.
Die Archivstruktur ist grundsätzlich frei definierbar, im Umfeld von MS Exchange Lösungen hat sich eine Trennung nach „Journal“ und individuellen Benutzer Postfächern bewährt. Das Journal wird chronologisch aufgebaut und fasst alle ein- und ausgehenden E-Mails zusammen.
In den individuellen Postfach Ordnern werden lediglich Referenzen verwaltet. So hat jeder Benutzer einen individuellen Ordner mit allen E-Mails die er versendet und direkt bzw. in Kopie (CC) empfangen hat.
Optional können E-Mails in einem Nachverarbeitungs Prozess über die Absender Domäne auch direkt Kunden- oder Lieferantenakten zugeordnet werden.
Die Steuerung der Zugriffsrechte erfolgt zentral über den Journal Bereich.
Laden Sie das Datenblatt im PDF-Format herunter.